În această perioadă, în contextul pandemiei, preferăm ca întâlnirile și discuțiile de business să se facă de la distanță, prin intermediul unei aplicații video. Atmosfera și modul în care te prezinți trebuie să fie, însă, cât mai apropiate de modul în care se întâmplau lucrurile atunci când te întâlneai față în față cu partenerii de afaceri sau cu colegii.
Dacă te confrunți cu probleme cu sunetul sau se aud zgomote din casă pe fundal, acestea îți pot afecta imaginea în ochii interlocutorului. E bine să acorzi multă importanță modului în care te prezinți atunci când faci conferințe online, fie că e vorba despre o persoană pe care o cunoști deja sau despre cineva nou.
Iată o serie de sfaturi de care să ții cont atunci când ai un meeting online:
-
Amenajează-ți biroul de acasă
Este important ca locul din care faci conferința online să fie ca un mic birou propriu. Un astfel de loc te ajută în două moduri: backgroundul arată mai bine pe cameră, dar te ajută și să intri într-o atmosferă propice businessului.
Este neapărat necesar să ai un birou sau o masă încăpătoare, un laptop bun, un scaun de birou comod și o agendă la îndemână în cazul în care ai ceva de notat.
Este important ca respectiva încăpere să fie bine mobilată și chiar și covoarele te pot ajuta. De ce? Fiindcă o cameră mai mult goală va face ca sunetul să creeze ecou, ceea ce înseamnă că nu va fi de calitate.
-
Fii atent la ce background se vede pe cameră
E bine să ai în spatele tău un fundal plăcut. Dacă e un perete simplu, să fie alb sau o culoare uni. Poate fi și o bibliotecă în spatele tău sau plante înalte, acestea oferind o imagine liniștitoare.
Evită eventualele incidente. Nu lăsa copiii în cameră cu tine, pot alerga sau țipa pe fundal și nu va fi prea plăcut nici pentru tine, nici pentru interlocutori.
De asemenea, nu lăsa o imagine în mișcare pe fundal, cum ar fi un televizor deschis. Va distrage foarte ușor atenția interlocutorilor și întregul meeting online poate fi sortit eșecului.
-
Luminozitatea este foarte importantă
Înainte de meeting-ul online, testează luminozitatea. Cum te vezi pe cameră? Este important să ai o imagine clară. Nimeni n-ar vrea să vorbească online cu o persoană cufundată în umbră.
Tocmai pentru că întâlnirea se face la distanță, interlocutorul simte nevoia să îl vadă bine pe celălalt, să îi observe mimica și gesturile, pentru o mai bună comunicare.
Poți folosi două mici lămpi de birou care să fie îndreptate spre fața ta din dreapta și din stânga. Sau alege o singură lampă mai puternică, însă e important ca și tu să te simți confortabil, să nu ai senzația de reflector în ochi și, totodată, să oferi o imagine clară celuilalt.
-
Testează condițiile tehnice
Majoritatea aplicațiilor de conferințe online oferă posibilitatea de a testa condițiile de conexiune, de calitate a sunetului și a imaginii.
Este foarte important ca sunetul să fie clar. Fă proba cu două laptopuri, tu stai la unul și o altă persoană la celălalt. Testați împreună dacă te aude clar.
Fă aceste verificări în avans, ca să fii sigur că totul e OK atunci când vei intra online. Foarte importantă este și conexiunea bună la internet. Dacă wifi-ul este mai puternic într-o încăpere, ideal ar fi să te instalezi acolo cu biroul. O conexiune slabă te va încurca, nici tu nu vei reuși să înțelegi ce spun ceilalți, nici ei nu vor auzi ce spui tu.
-
Folosește camera la nivelul ochilor
Atunci când te afli în conferința video, fii atent unde este camera video a laptopului. Este important ca aceasta să se afle la nivelul ochilor, în așa fel încât să cuprindă întreaga față.
Pe parcursul conferinței video, observă cum te vezi pe cameră și mai ajustează orientarea camerei sau a luminii.
Atunci când vorbești, privește la cameră. Suntem tentați să ne uităm în ecran, însă ceilalți vor percepe că privirea noastră se află în altă parte și că nu ne adresăm lor.
-
Îmbracă-te corespunzător
Chiar dacă te afli în confortul propriei locuințe, este important ca vestimentația ta să fie una business. Este indicat să porți o cămașă, deoarece gulerul va fi vizibil și va arăta bine. Poți adăuga și un sacou dacă vrei să faci o impresie și mai profesionistă.
Ideal e să te îmbraci așa cum ai fi fost și la o întâlnire la sediul firmei sau în oraș. Te ajută să intri mai bine în atmosfera unei discuții de business.
În plus, nu riști să ai parte de incidente neplăcute, să te ridici de pe scaun și să te vadă interlocutorul în pantalonii de casă…
-
Elimină acele lucruri și notificări care îți distrag atenția
Atât timp cât durează conferința video, poți renunța la alte activități și la tendința de fi multitasking. Pune pe pauză muzica, închide televizorul și roagă-i pe ceilalți din casă să nu te deranjeze pe parcursul meetingului.
Elimină diversele tipuri de notificări: mesaje pe chat-uri, pop-up-uri din diverse aplicații sau notificările că ai primit noi emailuri. Toate acestea pot avea sunete care se aud pe fundal și deranjează. În plus, îți pot distrage atenția și nu te lasă să te concentrezi 100% la meeting.
Ține cont de aceste șapte sfaturi ori de câte ori faci o videoconferință de business. Vei vedea că rezultatele sunt mult mai bune, iar ceilalți vor fi de asemenea mulțumiți de calitatea comunicării, chiar dacă aceasta s-a făcut la distanță.
Sursa foto: pexels.com
